Chiquilin Site■06.08.03_Excel：シートの分かれたデータを自動で統合

その１：できれば...
その２：自参照で「外部データの取り込み」を使う時の注意点
その３：データの更新の仕方

いまや ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＱｕｅｒｙを使う必要もほぼなくなりました。シートの分かれたデータを統合するならＰｏｗｅｒＱｕｅｒｙでクエリの追加を実行する方が初心者には優しいと思います。そもそもＶＢＡでやる方が簡単な訳ですけど……

１月・２月・３月……。１日・２日・３日……。鈴木・高橋・佐藤……。
「データベースは極力１シートで管理」というのが集計やフィルタリングの大前提なのですが Excelを使う人の多くが 何かに付けてシートを分けてしまうようです。その理由の多くは「入力用のシートを印刷用にも使うから」だと思います。その癖 データが下方向にどんどん増えていくものが多いんですが……
　
他にも「入力する人が違う」「表の形が決められている」「画面をスクロールせずに見られるから」「使う人が初心者で複雑な処理ができないから」など 色んな理由が考えられますが 入力シートを複数に分けることは 結果的に 作る人にとっても 使う人にとっても不便になりかねません。６５５３６行内で収まるなら入力用のシートは１枚にまとめて 必要に応じて データを分けて表示させた方がいいと思います。

「自参照で『外部データの取り込み』」というのは 「外部データの取り込み」を 取り込むシート自体に設定することを指します。「自参照」という用語は 勝手に私が使っているだけなので 世間一般には通じないと思いますが 以下「自参照」で統一します。
　
以下注意点です。 この注意点を前提として進めます。

「1月」「2月」「3月」のシートがあり 随時データが下方向に追加されるものとします。

これらを １月・２月・３月の順に空白行を詰めて 統合シートにまとめます。まずブックは適当な場所に保存して下さい。


以上で「1月シート」のデータ取り込みが完了です。１月シートは ５行目までしかありませんので ２月シートの取り込みは そのひとつ下の Ａ６セル上で行います。これを繰り返して 総合シートは完成です。

この統合されたシートには ひとつ問題があります。各シートに新しく入力されたデータを反映させようとした場合に それぞれの取り込んだデータがバラバラに管理されている為 いちいち別々に更新しなければならないことです。
ツールバーに「外部データ」を表示させて「すべて更新」ボタンを押すと一括で更新されます。また更新作業をマクロで処理する方法もあります。ただ プロパティの設定で
を行っていれば「1月」「2月」「3月」のデータをそれぞれ追加した後 一旦 ファイルを保存して閉じ 再度開き直しするだけでも 全ての外部データは更新されます。

あとひとつ。[外部データの取り込み]に慣れている方なら [データの取り込み]よりも[データベースクエリ]からデータを取り込みした方がいいかもしれません。 という指定はついつい忘れてしまいがちです。これを気にしなくてもいいようにするなら クエリの設定で 日付列に「Not Null」の条件を追加しておくといいです。

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